10 domaines d'activité d'une entreprise de sécurité que vous ne devriez jamais microgérer

Trackforce

16 décembre 2015 · 9 min de lecture

Il est facile de tomber dans le piège du micro-management lorsqu'on possède une entreprise de sécurité . On devient propriétaires parce qu'on a l'expertise. Puis, à mesure que nos entreprises grandissent, on se met à microgérer par peur.

Quand j'ai créé mon entreprise, je ne savais pas à qui faire confiance. Recruter les bons collaborateurs est déjà assez difficile. C'est encore plus compliqué d' avoir confiance lorsqu'il s'agit d'embaucher du personnel comptable et RH.

Néanmoins, une part importante du développement d'un leader consiste à reconnaître que certaines choses ne relèvent pas de votre domaine de compétences. Il faut faire confiance aux autres et croire qu'ils sont capables de les gérer. Vous avez besoin de personnes aux compétences complémentaires aux vôtres, afin de ne pas avoir à tout contrôler. Il est également essentiel de savoir leur demander une vision claire et compréhensible de la situation.

Points clés à retenir

La microgestion découle généralement de la peur, et non d'une stratégie.
À mesure qu'une entreprise de sécurité se développe, le propriétaire qui tente de tout contrôler devient un goulot d'étranglement.
Déléguez le travail, pas la visibilité.
Définissez ensemble les résultats et les indicateurs à atteindre, puis vérifiez les résultats au lieu de refaire les tâches.
Embaucher en fonction de la confiance et des compétences variées.
La comptabilité, les RH, le marketing et l'informatique fonctionnent mieux lorsqu'ils sont gérés par des experts et que ces derniers rendent compte dans un format compréhensible.
Restez impliqué dans les décisions les plus importantes.
Les acquisitions importantes, les relations clés avec les clients et l'orientation de l'entreprise nécessitent toujours l'attention du propriétaire.
Les bonnes données remplacent l'envie de planer.
Les tableaux de bord et les rapports TrackTik vous permettent de visualiser l'activité sur l'ensemble des sites, la facturation et les effectifs, afin de vous permettre de diriger sans microgestion.

Le coût de la microgestion pour une entreprise de sécurité

La microgestion donne l'impression d'exercer un contrôle, mais elle ralentit insidieusement tout. Les décisions restent bloquées au niveau du propriétaire, les managers cessent de prendre des initiatives et les bons éléments partent car ils ne se sentent pas en confiance. Dans un secteur déjà confronté à un fort taux de roulement, c'est un coût que peu d'entreprises de sécurité peuvent se permettre. Découvrez des stratégies pour réduire le roulement du personnel et fidéliser vos agents de sécurité .

Cela limite également la croissance. Si chaque décision passe par vous, votre entreprise ne pourra croître qu'au rythme où vous pouvez vous y adapter. C'est là tout le dilemme du dirigeant : pour se développer, il faut une équipe de direction solide et digne de confiance.

10 domaines d'activité d'une entreprise de sécurité que vous ne devriez jamais microgérer

1. Comptabilité

Lors d'un recrutement, demandez : « Comment puis-je, en tant que propriétaire, m'assurer de la bonne tenue des comptes ? » Vérifiez également qu'ils vous fourniront les rapports dont vous avez besoin. Je n'avais pas besoin d'un compte de résultat de 15 pages. Il me fallait simplement un document qui me donne une vision claire de notre situation.

Lorsque la facturation est directement liée aux heures vérifiées, la précision ne dépend plus d'une vérification constante par le propriétaire. Les contrats et la facturation TrackTik associent les quarts de travail aux factures, permettant ainsi à votre équipe comptable de travailler avec les mêmes chiffres que vous.

2. Ressources humaines

Vous devez pouvoir compter sur votre responsable des ressources humaines pour prendre les mêmes bonnes décisions que vous prendriez vous-même.

Donnez-leur les outils qui facilitent la prise de bonnes décisions. La solution de gestion d'entreprise TrackTik centralise les dossiers des employés, les certifications et le suivi de la conformité, et envoie des alertes lorsque les certifications arrivent à expiration.

3. Marketing

Le marketing doit générer des résultats. Il est essentiel de définir des indicateurs de performance clairs avec votre équipe marketing. Ces points réguliers sont comme la vérification du niveau d'huile de votre moteur : vous n'êtes pas responsable de l'entretien, mais vous devez pouvoir le contrôler.

4. Travaux inutiles

En tant que fondateurs et propriétaires exigeants, lorsque nous constatons que les choses sont faites différemment de ce que nous ferions, nous avons tendance à demander des modifications. Or, si cela n'a aucun impact sur les résultats, il s'agit simplement de travail inutile.

5. Problèmes informatiques

Vous ne pouvez pas passer votre temps à vous assurer que tout le monde possède un ordinateur portable, un ordinateur et un téléphone. De plus, les informaticiens peuvent arriver avec un jargon technique complexe, et avant même de vous en rendre compte, une somme importante a été dépensée. Il est donc essentiel de trouver une personne de confiance et de posséder les connaissances nécessaires pour comprendre son travail.

Choisir des plateformes sécurisées et éprouvées allège la charge du service informatique. Les opérations de sécurité de TrackTik reposent sur une plateforme certifiée SOC 2 Type II et ISO 27001.

6. Préoccupations des clients

Laissez les gestionnaires de comptes, qui entretiennent des relations directes avec les clients, gérer ces relations. En cas de problème avec un client , laissez-les trouver une solution. Des phrases comme « J'ai besoin d'une autorisation » ou « Je n'y peux rien, c'est notre politique » peuvent s'avérer très efficaces. Si vous intervenez systématiquement, vous perdez votre pouvoir de négociation, car le client sait que vous avez l'autorité pour prendre toutes les décisions que vous souhaitez.

7. Réunions

Il y a une fine frontière entre une réunion productive et une réunion qui aurait pu être remplacée par un simple courriel. De plus, si un compte rendu négatif est présenté, chacun quitte la réunion avec un sentiment de frustration, ce qui nuit au bon déroulement des opérations.

8. Créativité

Personne ne classe les idées dans une catégorie « bonne idée », et on ne peut pas microgérer les créatifs. Laissez-leur la liberté d'expérimenter, puis jugez les idées en fonction de leurs résultats.

9. Décisions d'achat

Si les services doivent justifier chaque achat, cela nuit à la productivité. Laissez-les travailler dans le cadre d'un budget. Vous devriez toutefois être impliqué dans les décisions importantes comme l'achat de véhicules de fonction , de téléphones portables et d'uniformes.

10. Suivi du temps

Suivez les résultats plutôt que le temps. Réfléchissez aux résultats attendus. Assurez-vous que vos collaborateurs les atteignent, mais laissez-les gérer leur temps et leurs horaires. Pour un cadre pratique, consultez notre guide sur l'évaluation des tâches dans le cadre de la gestion des superviseurs .

Déléguer ou rester informé : un guide rapide

Déléguer ne signifie pas disparaître. Utilisez ce tableau pour déterminer qui est responsable de chaque domaine et comment rester informé sans reprendre le travail à votre compte.

Zone	À qui devrait-il appartenir ?	Comment le propriétaire se tient informé
Comptabilité	Votre comptable ou contrôleur	Un simple résumé mensuel des revenus, de la marge et de la trésorerie
Ressources humaines	Votre responsable RH	Chiffre d'affaires, postes vacants et état de conformité
Commercialisation	Votre équipe marketing	Prospects, coût par prospect et nouveaux contrats obtenus
Travaux inutiles	La personne qui effectue la tâche	Seul le résultat compte, pas la méthode.
IL	Un partenaire informatique de confiance	Disponibilité, sécurité et budget clair
Préoccupations des clients	Gestionnaires de comptes	Escalades, renouvellements et satisfaction client
Réunions	propriétaires de réunions	Un ordre du jour succinct et des comptes rendus écrits
Créativité	Votre équipe créative	Résultats des idées qu'ils essaient
Achats	Chefs de département dans les limites du budget	Approbation pour les véhicules, les téléphones, les uniformes et autres achats importants
Heure	Chaque employé	Résultats obtenus par rapport aux objectifs convenus

Comment les propriétaires d'entreprises de sécurité peuvent déléguer chaque domaine tout en restant informés.

Comment déléguer sans perdre en visibilité

Bien déléguer est un processus, pas un acte de foi. Ces cinq étapes vous aideront à confier des tâches en toute confiance.

Définissez le résultat attendu. Soyez précis quant à ce que représente le succès : clôture mensuelle sans incident, agenda rempli ou renouvellement de contrat.
Définissez quelques indicateurs clés. Choisissez les deux ou trois chiffres qui vous permettront de savoir si le résultat est conforme aux attentes.
Instaurez une fréquence de suivi régulière. Un bref bilan hebdomadaire ou mensuel suffit généralement. Résistez à la tentation de faire le point tous les jours.
Donnez-leur un véritable pouvoir de décision. Laissez-les prendre des décisions dans le cadre d'un budget ou d'une politique clairement définis, et soutenez-les lorsqu'ils le font.
Utilisez une source unique de vérité. Lorsque tous les membres de l'équipe travaillent à partir des mêmes données, vous consacrez moins de temps à demander des mises à jour et plus de temps à diriger. Comme nous l'explorons dans notre article sur ce qui constitue un véritable leader dans le secteur de la sécurité , les leaders performants mettent en place des systèmes qui permettent à leurs équipes de réussir.

Comment TrackTik offre aux propriétaires une visibilité sans microgestion

La tendance à tout contrôler provient souvent d'une méconnaissance de ce qui se passe sur vos sites. TrackTik, la plateforme de gestion des effectifs de sécurité de Trackforce, vous fournit ces informations pour que vous puissiez faire confiance à votre équipe et intervenir uniquement lorsque les données le justifient.

Visibilité en temps réel sur le terrain : la gestion des agents de sécurité TrackTik affiche les rondes, les incidents, les rapports d'activité quotidiens et les présences en temps réel, vous évitant ainsi d'avoir à appeler les superviseurs pour obtenir des informations.
Tableaux de bord et indicateurs clés de performance (KPI) : la solution de veille stratégique TrackTik transforme les données opérationnelles en tableaux de bord pour la couverture, les heures supplémentaires, les incidents et les temps de réponse.
Système administratif connecté : la planification, la saisie des données de paie et la facturation partagent les mêmes données, ce qui réduit les vérifications manuelles qui incitent les propriétaires à s’immiscer dans la comptabilité.
Transparence client : Un portail client offre aux clients un accès en temps réel aux rapports, ce qui permet aux gestionnaires de compte de traiter les problèmes en se basant sur des faits, au lieu de vous les signaler.

Prêt à privilégier les données plutôt qu'une supervision accrue ? Réservez une démonstration de TrackTik .

Questions fréquemment posées

La plupart des entrepreneurs créent leur entreprise parce qu'ils sont experts, et il leur semble donc naturel de rester impliqués de près. À mesure que l'entreprise grandit, la peur de commettre des erreurs et l'incertitude quant aux personnes de confiance poussent nombre d'entre eux à tout contrôler. La solution ? Constituer une équipe de confiance et obtenir une visibilité claire sur les résultats.

Comptabilité, ressources humaines, marketing, tâches administratives, informatique, relations clients, réunions, créativité, achats courants et gestion du temps des employés : déléguez ces domaines à des personnes qualifiées, définissez ensemble les résultats attendus et concentrez-vous sur l’obtention de ces résultats plutôt que sur le suivi des tâches.

Impliquez-vous dans les achats importants tels que les véhicules, les téléphones et les uniformes, les relations avec les clients clés, la stratégie de l'entreprise et le recrutement de votre équipe dirigeante. Ces décisions ont l'impact le plus important à long terme et bénéficient grandement de l'expérience du dirigeant.

Définissez quelques indicateurs clés pour chaque domaine, établissez un rythme de suivi régulier et travaillez à partir d'une source d'information partagée et fiable. La solution d'analyse décisionnelle TrackTik fournit aux responsables des tableaux de bord pour la couverture, les heures supplémentaires, les incidents et les temps de réponse, vous permettant ainsi de suivre l'activité sans avoir à demander des mises à jour constantes.

TrackTik centralise la planification, les rondes des agents de sécurité, les rapports d'incidents, la répartition des interventions et la facturation sur une seule plateforme, permettant ainsi aux propriétaires et aux gestionnaires de suivre en temps réel l'activité sur le terrain. Grâce à la gestion des agents de sécurité TrackTik , les patrouilles vérifiées et les rapports d'activité remplacent les appels téléphoniques et les contrôles ponctuels souvent sources de microgestion.

Assurez-vous que votre équipe comptable travaille à partir de données exactes et vérifiées. Le système de facturation et de contrats TrackTik lie la facturation aux heures réellement travaillées par les agents, ce qui réduit les erreurs et vous fournit un récapitulatif clair et simple au lieu d'une pile de feuilles de calcul à examiner.

Les équipes RH peuvent gérer les dossiers des employés, les certifications et la conformité au sein d'une plateforme unique. L'interface d'administration de TrackTik surveille les dates d'expiration des certifications et affecte les agents qualifiés aux missions, évitant ainsi que la conformité ne repose sur la vérification systématique de chaque dossier par le responsable.