10 aspectos de una empresa de seguridad que nunca debes controlar al detalle

Es fácil caer en la tentación de controlarlo todo cuando se es dueño de una empresa de seguridad . Nos convertimos en propietarios porque tenemos experiencia. Luego, a medida que nuestras empresas crecen, ejercemos un control excesivo por miedo.

Cuando fundé mi empresa, no sabía en quién confiar. Ya es bastante difícil encontrar a los guardias adecuados. Es aún más difícil tener confianza al contratar personal de contabilidad y recursos humanos.

Sin embargo, una parte fundamental del desarrollo como líder es reconocer que algunas cosas escapan a tu control. Debes confiar en que otros pueden manejarlas. Necesitas rodearte de personas con fortalezas diferentes a las tuyas para no tener que estar al tanto de todo. También necesitas saber cómo pedirles una explicación clara y comprensible de la situación.

¿Cuánto le cuesta la microgestión a una empresa de seguridad?

La microgestión da la sensación de control, pero en realidad ralentiza todo. Las decisiones dependen del propietario, los gerentes dejan de tomar la iniciativa y los buenos empleados se marchan porque no se sienten valorados. En un sector que ya sufre de alta rotación de personal, este es un coste que pocas empresas de seguridad pueden permitirse. Descubra más sobre estrategias para reducir la rotación y retener a sus agentes de seguridad .

También limita el crecimiento. Si todas las decisiones pasan por ti, tu empresa solo podrá crecer al ritmo que tú puedas seguirle el ritmo. Ese es el meollo del dilema del propietario : para escalar, necesitas un equipo directivo sólido y de confianza.

10 aspectos de una empresa de seguridad que nunca debes controlar al detalle

1. Contabilidad

Al contratar personal, pregunte: ¿Cómo puedo, como propietario, saber que la contabilidad está en orden? Además, asegúrese de que le proporcionen los informes que necesita. Yo no necesitaba un estado de resultados de 15 páginas. Solo necesitaba algo que me diera una idea clara de cómo nos iba.

Cuando la facturación está directamente vinculada a las horas verificadas, la precisión deja de depender de la revisión constante del propietario. Los contratos y la facturación de TrackTik conectan los turnos con las facturas para que su equipo de contabilidad trabaje con las mismas cifras que usted.

2. Recursos Humanos

Tienes que poder confiar en que tu responsable de RR. HH. tome las mismas decisiones acertadas que tomarías tú.

Ofrézcales herramientas que les faciliten tomar las decisiones correctas. La plataforma de administración empresarial TrackTik centraliza los registros de empleados, las certificaciones y el seguimiento del cumplimiento normativo, con alertas cuando las certificaciones están a punto de caducar.

3. Marketing

El marketing debe generar resultados. Necesitas estar en sintonía con tu equipo de marketing respecto a las métricas. Luego, las revisiones periódicas son como revisar el aceite del motor. No eres tú quien se encarga del mantenimiento, pero debes poder comprobarlo.

4. Trabajos improductivos

Como fundadores y propietarios exigentes, cuando vemos que las cosas se hacen de forma ligeramente diferente a como las haríamos nosotros, tendemos a pedir que se revisen y se realicen cambios. Si eso no mejora los resultados, es simplemente trabajo innecesario.

5. Problemas informáticos

No puedes dedicar tu tiempo a asegurarte de que todos tengan portátiles, ordenadores y teléfonos. Además, los informáticos pueden llegar con todo tipo de términos técnicos y, antes de que te des cuenta, habrás gastado una cantidad considerable de dinero. Tienes que encontrar a alguien de confianza y necesitas tener los conocimientos suficientes para entender lo que hace.

Elegir plataformas seguras y probadas reduce la carga de trabajo del departamento de TI. Las operaciones de seguridad de TrackTik se ejecutan en una plataforma con certificación SOC 2 Tipo II e ISO 27001.

6. Inquietudes de los clientes

Permita que los gestores de cuentas que tienen relación directa con los clientes mantengan esas relaciones. Cuando surjan problemas con los clientes , deje que los gestores de cuentas los resuelvan. Frases como «Necesito aprobación para eso» o «No puedo intervenir; es nuestra política» pueden ser muy efectivas para ellos. Si usted interviene constantemente, pierde poder de negociación, porque el cliente sabe que usted tiene la autoridad para tomar cualquier decisión.

7. Reuniones

Hay una delgada línea entre una reunión productiva y una que podría haberse resuelto con un correo electrónico. Además, si hay un informe negativo, todos se van de la reunión con una mala impresión, lo cual no ayuda a las operaciones.

8. Creatividad

Nadie clasifica las ideas como "buenas ideas", y no se puede controlar minuciosamente al personal creativo. Hay que darles espacio para experimentar y luego juzgar las ideas por sus resultados.

9. Decisiones de compra

Si los departamentos tienen que justificar cada compra, la productividad se resiente. Permítales trabajar dentro de un presupuesto. Sin embargo, usted debería participar en las decisiones importantes, como la compra de vehículos de la empresa , teléfonos celulares y uniformes.

10. Seguimiento del tiempo

En lugar de medir el tiempo, haga un seguimiento de los resultados. Piense en los resultados generales que espera. Asegúrese de que el personal los logre, pero déles la responsabilidad de gestionar su propio tiempo y horario. Para un marco práctico, consulte nuestra guía sobre cómo medir las tareas al gestionar supervisores .

Delegar vs. Mantenerse informado: una guía rápida

Delegar no significa desaparecer. Usa esta tabla para decidir quién es responsable de cada área y cómo puedes mantenerte informado sin tener que volver a encargarte del trabajo.

Área	¿Quién debería ser el dueño?	Cómo se mantiene informado el propietario
Contabilidad	Su contable o controlador	Un resumen mensual sencillo de ingresos, margen y efectivo.
Recursos humanos	Tu responsable de RRHH	Rotación de personal, puestos vacantes y estado de cumplimiento
Marketing	Tu equipo de marketing	Clientes potenciales, coste por cliente potencial y nuevos contratos conseguidos
Trabajo pesado	La persona que realiza la tarea	Solo el resultado, no el método.
ÉL	Un socio informático de confianza	Tiempo de actividad, seguridad y un presupuesto claro
inquietudes de los clientes	Gerentes de cuentas	Escaladas, renovaciones y satisfacción del cliente
Reuniones	propietarios de reuniones	Un breve programa y seguimientos por escrito.
Creatividad	Tu equipo creativo	Resultados de las ideas que intentan
Compras	Jefes de departamento dentro del presupuesto	Aprobación para vehículos, teléfonos, uniformes y otras compras importantes.
Hora	Cada empleado	Se lograron resultados acordes con los objetivos acordados.

Cómo delegar sin perder visibilidad

Una buena delegación es un proceso, no un acto de fe. Estos cinco pasos te ayudarán a delegar tareas con confianza.

1. Define el resultado. Sé específico sobre qué significa el éxito, ya sea un cierre mensual sin contratiempos, una agenda completa o un contrato renovado.
2. Acuerden algunos indicadores clave. Elijan los dos o tres números que les indiquen si el resultado va por buen camino.
3. Establece una rutina de seguimiento. Una breve revisión semanal o mensual suele ser suficiente. Resiste la tentación de revisar todos los días.
4. Otorgue autoridad real. Deje que las personas tomen decisiones dentro de un presupuesto o política claros, y respalde sus decisiones cuando lo hagan.
5. Utilice una única fuente de información fidedigna. Cuando todos trabajan con los mismos datos, se dedica menos tiempo a solicitar actualizaciones y más tiempo a liderar. Como analizamos en el artículo sobre qué define a un verdadero líder en el sector de la seguridad , los líderes sólidos crean sistemas que permiten a sus equipos alcanzar el éxito.

Cómo TrackTik ofrece visibilidad a los propietarios sin necesidad de una gestión minuciosa.

Gran parte de la necesidad de microgestionar surge de desconocer lo que ocurre en tus instalaciones. TrackTik, la plataforma de gestión de personal de seguridad de Trackforce, te proporciona esa información para que puedas confiar en tu equipo e intervenir solo cuando los datos lo indiquen.

• Visibilidad en tiempo real sobre el terreno: TrackTik, el sistema de gestión de vigilancia, muestra las rondas de vigilancia, los incidentes, los informes de actividad diaria y la asistencia en tiempo real, para que no tenga que llamar a los supervisores para obtener actualizaciones.
• Paneles de control e indicadores clave de rendimiento (KPI): La inteligencia empresarial de TrackTik transforma los datos operativos en paneles de control para la cobertura, las horas extras, los incidentes y los tiempos de respuesta.
• Sistema administrativo integrado: la programación, la introducción de datos de nómina y la facturación comparten los mismos datos, lo que reduce las comprobaciones manuales que tientan a los propietarios a supervisar la contabilidad en exceso.
• Transparencia para el cliente: Un portal para clientes ofrece a los clientes acceso en tiempo real a los informes, lo que permite a los gestores de cuentas abordar las inquietudes con datos objetivos en lugar de derivarlas a usted.

¿Preparado para liderar con mejores datos en lugar de con más supervisión? Solicita una demostración de TrackTik .