Datenschutzerklärung

Der Schutz Ihrer Daten ist die Kernaufgabe von TRACKFORCE. Wir wissen, dass unseren Kunden die Sicherheit und der Schutz ihrer personenbezogenen Daten am Herzen liegen. Daher legen wir großen Wert darauf, ein Vertrauensverhältnis zu unseren Kunden aufzubauen und im Umgang mit ihren personenbezogenen Daten vollkommen transparent zu sein.

Aus diesem Grund haben wir mit Inkrafttreten der Europäischen Verordnung Nr. 2016/679 vom 27. April 2016 zum Schutz personenbezogener Daten (im Folgenden „DSGVO“ “) haben wir unsere Datenschutzrichtlinie in dem vorliegenden Dokument, der sogenannten „Datenschutzrichtlinie“, neu definiert und formalisiert.

Die vorliegende Datenschutzerklärung soll Sie daher über die Verpflichtungen sowie die technischen und organisatorischen Maßnahmen informieren, die wir getroffen haben, um den Schutz Ihrer personenbezogenen Daten zu gewährleisten.

Sie ergänzt die Allgemeinen Geschäftsbedingungen (im Folgenden „AGB“) von TRACKFORCE sowie deren Vertragsbestimmungen zur Vergabe von Unteraufträgen.

Die vorliegende Datenschutzerklärung ist nicht in Stein gemeißelt; sie kann sich entsprechend den nationalen und europäischen Rechtsvorschriften weiterentwickeln und wird den Anpassungen unterliegen, die aufgrund der Rechtsprechung der Nationalen Datenschutzkommission (CNPD) und der Leitlinien der G29 (Arbeitsgruppe, in der Vertreter der unabhängigen Aufsichtsbehörden aller Mitgliedstaaten der Europäischen Union zusammenkommen) erforderlich werden.

Paragraf Nr. 1: Erhebung und Verarbeitung von Daten

Im Rahmen seiner Kundenbeziehungen ist TRACKFORCE dazu verpflichtet, personenbezogene Daten zu erheben und zu verarbeiten, die für die Verwaltung des bei seinen Kunden eingesetzten privaten Sicherheitspersonals (unabhängig davon, ob es sich um das Personal des Kunden selbst oder um das Personal von Subunternehmern handelt), das Vorfallmanagement, die Besucherverwaltung, die Verwaltung von Interessenten sowie die Verwaltung der Einrichtungen und des dort eingesetzten Personals erforderlich sind.

Zu diesem Zweck achtet TRACKFORCE darauf, nur solche Daten zu erheben und zu verarbeiten, die angemessen und relevant sind und sich auf das beschränken, was im Hinblick auf die Zwecke, für die sie verarbeitet werden, erforderlich ist. Auf diese Weise halten wir uns an den in der DSGVO festgelegten Grundsatz der Datenminimierung.

Absatz Nr. 2: Zwecke der Datenverarbeitung

Die von uns erhobenen Daten dienen einem bestimmten Zweck und werden nicht für andere Zwecke verwendet. Unsere Verwendungszwecke sind genau festgelegt, rechtmäßig, eindeutig und mit unseren Aufgaben vereinbar, nämlich der Verwaltung von Aktivitäten im Zusammenhang mit dem Schutz und der Sicherheit der Menschen an den Standorten unserer Kunden, der Betreuung von Interessenten sowie der Verwaltung der Anlagen und des dort eingesetzten Personals.

Anhand des festgelegten Verwendungszwecks lässt sich die Relevanz der zu erfassenden Daten bestimmen: TRACKFORCE erfasst und verarbeitet ausschließlich Daten, die zur Erreichung des Verwendungszwecks geeignet und unbedingt erforderlich sind.

Paragraf Nr. 3: Unterrichtung der betroffenen Personen

Gemäß der DSGVO informiert TRACKFORCE seine Kunden und fordert sie auf, die Person, von der personenbezogene Daten erhoben werden, darüber zu informieren:

die Identität und die Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie gegebenenfalls des Vertreters des für die Verarbeitung Verantwortlichen;
Gegebenenfalls die Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten;
die Zwecke der Verarbeitung, für die die personenbezogenen Daten bestimmt sind, sowie die Rechtsgrundlage der Verarbeitung;
gegebenenfalls berechtigte Interessen des für die Verarbeitung Verantwortlichen oder eines Dritten;
Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten, sofern vorhanden;
Gegebenenfalls, weil der für die Verarbeitung Verantwortliche beabsichtigt, personenbezogene Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation zu übermitteln;
die Dauer der Speicherung personenbezogener Daten oder, falls dies nicht möglich ist, die Kriterien, anhand derer diese Dauer festgelegt wird;
über das Bestehen des Rechts, vom für die Verarbeitung Verantwortlichen Auskunft über die personenbezogenen Daten, deren Berichtigung oder Löschung oder eine Einschränkung der Verarbeitung in Bezug auf die betroffene Person zu verlangen, sowie über das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung und das Recht auf Datenübertragbarkeit;
Gegebenenfalls das Bestehen des Rechts, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, ohne dass dies die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung beeinträchtigt, die auf der vor dem Widerruf erteilten Einwilligung beruhte;
Das Recht, eine Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde einzureichen;
Informationen darüber, ob die Verpflichtung zur Bereitstellung personenbezogener Daten auf einer gesetzlichen oder vertraglichen Grundlage beruht oder ob sie eine Voraussetzung für den Abschluss eines Vertrags darstellt und ob die betroffene Person zur Bereitstellung der personenbezogenen Daten verpflichtet ist, sowie über die möglichen Folgen einer Nichtbereitstellung dieser Daten;
Über das Vorhandensein automatisierter Entscheidungsfindung, einschließlich Profiling.

Da kein individueller Kontakt zu der von der Datenerhebung und -verarbeitung betroffenen Person besteht, empfiehlt TRACKFORCE seinen Kunden, diese Person durch einen Hinweis auf der Website, die Gegenstand der privaten Sicherheitsmaßnahmen ist, zu informieren.

Paragraf Nr. 4: Empfänger der Daten

TRACKFORCE gibt die Daten seiner Kunden nicht an Dritte weiter; TRACKFORCE betreibt keinen Handel mit diesen Daten.

Ihre personenbezogenen Daten sind daher ausschließlich für bestimmte, zum Empfang dieser Daten befugte Empfänger bestimmt, in diesem Fall und je nach Sachverhalt TRACKFORCE und dessen Auftragsverarbeiter, die Kunden von TRACKFORCE und deren Auftragsverarbeiter sowie alle anderen Personen, Organisationen oder Einrichtungen, denen diese Kunden die Daten übermitteln oder vorlegen möchten (insbesondere im Rahmen von Produktdemos und -präsentationen), und zwar ausschließlich zum Zweck der Erbringung von Dienstleistungen im Bereich des privaten Sicherheits- und Schutzdienstes oder der Anlagenverwaltung.

Paragraf Nr. 5: Datenspeicherung

TRACKFORCE speichert die personenbezogenen Daten seiner Kunden nur so lange, wie es für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, erforderlich ist, und unter Einhaltung der geltenden Vorschriften.

Jeder Kunde kann die Aufbewahrungsfrist entsprechend der Art der betreffenden personenbezogenen Daten festlegen.

Diese Daten werden je nach den vom jeweiligen Kunden festgelegten Einstellungen spätestens 5 Jahre nach Beendigung des Vertragsverhältnisses automatisch gelöscht.

Die Daten zu potenziellen Kunden werden für einen Zeitraum von maximal drei Jahren ab dem letzten Kontakt zwischen TRACKFORCE und dem potenziellen Kunden gespeichert.

Paragraf Nr. 6: Datensicherheit

TRACKFORCE legt die erforderlichen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten fest und setzt diese um, um Risiken zu vermeiden, die insbesondere durch die Zerstörung, den Verlust, die Veränderung oder die unbefugte Weitergabe von übermittelten, gespeicherten oder auf andere Weise verarbeiteten personenbezogenen Daten oder durch den unbefugten Zugriff auf solche Daten – sei es versehentlich oder rechtswidrig – entstehen.

Diese Mittel bestehen aus geeigneten technischen und organisatorischen Maßnahmen, die darauf abzielen, ein dem Risiko angemessenes Sicherheitsniveau zu gewährleisten, und umfassen unter anderem je nach Bedarf:

Pseudonymisierung und Verschlüsselung personenbezogener Daten;
Maßnahmen zur Gewährleistung der Vertraulichkeit, Integrität, Verfügbarkeit und Ausfallsicherheit der Verarbeitungssysteme und -dienste;
Maßnahmen, mit denen im Falle eines physischen oder technischen Vorfalls die Verfügbarkeit personenbezogener Daten und der Zugriff darauf innerhalb angemessener Fristen wiederhergestellt werden können;
Ein Verfahren zur regelmäßigen Prüfung, Analyse und Bewertung der Wirksamkeit der technischen und organisatorischen Maßnahmen zur Gewährleistung der Sicherheit der Datenverarbeitung.

Insbesondere wird der Zugriff auf die Daten durch leistungsstarke Sicherheitssysteme gewährleistet, die den Entscheidungen der Kunden entsprechen, wobei jeder Kunde das für seine Tätigkeit und seine Anforderungen geeignete Sicherheitsniveau festlegt: Identifizierung per Zertifikat, Zwei-Faktor-Authentifizierung und weitere von Trackforce eingerichtete Verfahren, die im Dokument „Trackforce Business Security“ näher beschrieben sind.

Daher stützt sich die Datenschutzpolitik von TRACKFORCE hinsichtlich der von TRACKFORCE verarbeiteten personenbezogenen Daten auf logische, physische und organisatorische Maßnahmen.

Klausel Nr. 7: Eingeschränkter Zugriff auf die Daten

TRACKFORCE legt die für die verarbeiteten personenbezogenen Daten geltenden Zugangs- und Datenschutzbestimmungen fest und setzt diese um.

Der Grad der verfügbaren Detailinformationen wird vom Kunden entsprechend der Berechtigung bzw. dem Profil jedes Benutzers festgelegt: Mitarbeiter, Abteilungsleiter, Kunde, Vorgesetzter.

Daher haben nur ordnungsgemäß befugte Personen Zugriff auf bestimmte Datenangaben – im Rahmen einer Sicherheitsrichtlinie, die insbesondere vorsieht, dass der Zugriff auf die für die jeweilige Tätigkeit erforderlichen Informationen beschränkt wird.

Die Zugriffsrechte, die entsprechend der Funktion des Benutzers gewährt werden, werden bei einer Weiterentwicklung oder einem Wechsel der Funktion aktualisiert.

Paragraf Nr. 8: Datenübermittlung

Grundsätzlich übermittelt TRACKFORCE keine Kundendaten von einem Land oder einer Tochtergesellschaft in ein anderes weltweit.

Sollte sich eine solche Übermittlung als notwendig erweisen – in diesem Fall in ein Land außerhalb der Europäischen Union –, würde diese Übermittlung im Rahmen des mit der Verarbeitung verfolgten Zwecks erfolgen, für den die Daten bestimmt sind.

In diesem Fall würden den Datenempfängern ausschließlich die Datenkategorien übermittelt, die zur Verwirklichung des genannten Zwecks erforderlich sind.

Generell würde TRACKFORCE eine Datenübermittlung nur in Übereinstimmung mit den Bestimmungen der Artikel 44 bis 50 der DSGVO vornehmen.

Paragraf Nr. 9: Rechte der von der Erhebung und Verarbeitung personenbezogener Daten betroffenen Personen

Gemäß der DSGVO und den nicht widersprechenden Bestimmungen des französischen Datenschutzgesetzes („Loi Informatique et Libertés“) hat jede natürliche Person, deren personenbezogene Daten verarbeitet werden, das Recht, der Erhebung und Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten zu widersprechen, sowie das Recht auf Auskunft über diese Daten, auf deren Berichtigung oder Löschung (Recht auf Vergessenwerden), das Recht, nicht einer Entscheidung unterworfen zu werden, die ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung, einschließlich Profiling, beruht, das Recht auf Einschränkung der sie betreffenden Verarbeitung, das Recht auf Auskunft darüber, an wen der für die Verarbeitung Verantwortliche ihre personenbezogenen Daten übermittelt hat, sowie das Recht auf Datenübertragbarkeit, wie diese Rechte in den Artikeln 15 bis 22 der DSGVO beschrieben sind. Sie kann diese Rechte ausüben, indem sie ihren Antrag an[email protected]sendet, zusammen mit Unterlagen, die insbesondere ihre Identität und ihre Unterschrift belegen.

Paragraf Nr. 10: Die Akteure im Datenschutz

Im Zusammenhang mit dem Inkrafttreten der DSGVO am 25. Mai 2018 hat TRACKFORCE einen Datenschutzbeauftragten (Data Protection Officer, DPD oder DPO) ernannt, der direkt dem Vorsitzenden von TRACKFORCE unterstellt ist.

Der Datenschutzbeauftragte stellt kontinuierlich sicher, dass alle innerhalb der TRACKFORCE-Gruppe stattfindenden Verarbeitungen personenbezogener Daten den geltenden Vorschriften entsprechen.

Klausel Nr. 11: Beibehaltung der nicht widersprechenden Bestimmungen der Allgemeinen Geschäftsbedingungen von TRACKFORCE

Die vorliegende Datenschutzerklärung ergänzt die Allgemeinen Geschäftsbedingungen von TRACKFORCE, deren Bestimmungen, soweit sie nicht im Widerspruch dazu stehen, weiterhin gelten.