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Presentamos las Plantillas de Informes Configurables de Guardia de Seguridad de Trackforce Valiant

¿Cuál es una de las áreas en que los equipos de seguridad deben destacarse? Cuando hablamos de estandarizar las operaciones comerciales, las plantillas de informes configurables, o adaptables, revolucionan el enfoque que utilizan las compañías de seguridad para el proceso de informes.

Las plantillas de informes configurables les permiten a los supervisores adaptar campos de formularios y requisitos de formularios para adecuarse a los procedimientos operativos estándar, los requerimientos contractuales y las normativas estatales. Además, configurar informes, especialmente los informes de incidentes o actividades diarias, estandariza los procesos de la compañía de seguridad de manera de que las operaciones se ejecutan de forma predecible y eficiente.

Las plantillas de informes configurables de Trackforce Valiant simplifican el proceso de informes y facilitan la tarea de los supervisores de modificar uno o más informes de distintos sitios. Esto garantiza que los guardias tienen conocimiento de qué es lo que deben informar y de qué manera, al mismo tiempo de que se estandarizan los procesos para lograr operaciones libres de errores.

En este artículo, hablaremos de qué es lo que pueden hacer las compañías de seguridad para estandarizar sus informes y de qué manera configurar informes para lograr una mejor información, todo lo cual mejorará ese área en donde los equipos de seguridad deben destacarse.

Lo Que Pueden Hacer las Compañías de Seguridad para Estandarizar Sus Informes

Si existe una cualidad necesaria para los informes, ella es la confiabilidad. La mejor manera de crear un informe confiable consiste en utilizar plantillas de referencia. La creación de plantillas consiste en configurar distintas áreas de informes a fines de que resulte posible repetirlas de forma simple.

Cuando resulta posible repetir un informe, significa que es posible estandarizarlo fácilmente para utilizarlo en distintos sitios. La plantilla de informes estandarizada de mejor calidad es aquella que incluye lo que debe documentarse para aplicar procedimientos operativos estándar y cumplir con obligaciones contractuales y demás normativas.

Trackforce Valiant simplifica el proceso de estandarización a partir de una fácil creación de plantillas de informes. El proceso de creación de plantillas organiza la forma en que las compañías usan, adaptan y miden sus informes con respecto a la coherencia en uno o más sitios.

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Los informes organizados permitirán filtrar por guardia, tipo de informe, tipo de actividad o información adicional.
Seleccione quién debe recibir el informe.
Vista previa del informe finalizado y elementos adjuntos, como videos o fotos.
Informe completo desde un dispositivo móvil, para fácil acceso del guardia.

Mientras que no todas las soluciones de plantillas son iguales, el software de informes de incidentes de Trackforce Valiant permite que las compañías de seguridad puedan adaptarse rápidamente y que sus informes cumplan con regulaciones estrictas o requerimientos contractuales.

A continuación, 7 opciones de informes de incidentes de guardias de seguridad que encontramos en Trackforce Valiant:

  1. Opciones flexibles de campos para digitalizar formularios en papel
  2. Creación de plantillas de informes con arrastrar y soltar
  3. Funcionalidades de voz a texto para facilitar su uso
  4. Soporte de adjuntos de medios, como notas, ubicación de GPS, video, audio y fotos con marca de tiempo
  5. Notificaciones configurables y alertas automáticas a todos los interesados
  6. Capacidades de autenticación de guardia y seguimiento del supervisor
  7. Analíticas de informes para seguimiento de estados

Cómo Configurar los Informes de Incidentes y Actividades Diarias (DARs)

Los procesos como la recopilación de evidencia, respuesta de los guardias y responsabilidad ante los informes, y la documentación de los procedimientos de seguimiento deben garantizar que las compañías de seguridad saquen el máximo provecho de la recopilación de datos.

A partir de los informes configurables, las compañías de seguridad pueden tomar puntos de referencia de distintos sitios para su análisis crítico y lograr una mejor mitigación de riesgos. Tomar puntos de referencia puede ser utilizado para comparar cuáles sitios presentan más infracciones, cuáles son los que tienen un buen desempeño y cuáles requieren de distintas acciones.

Trackforce Valiant ayuda a los supervisores y operadores de seguridad a configurar sus informes para reducir los riesgos de falta de comunicación o errores potenciales. A continuación, cómo hacerlo:

Rastrear de Forma Digital los Informes de Actividades e Incidentes
Al dejar de lado los informes en papel, las compañías de seguridad pueden adjuntar evidencia directamente a un informe, a partir de los informes digitales. Esto significa que los guardias en el frente de vigilancia pueden tomar fotos, videos o hacer comentarios que luego adjuntarán para su posterior revisión por parte de un supervisor.

A partir de los informes digitales, cualquier incidente o actividad diaria informada puede ser registrada y visualizada con un tablero en tiempo real. Los supervisores pueden visualizar el estado del sitio y las actividades e incidentes, examinarlos y determinar cuáles son los sitios que requieren de la inmediata atención de los interesados.

Establecer un Método a Prueba de Errores para General Credibilidad de los Informes
Los operadores de seguridad dependen de que sus equipos de seguridad generen reportes creíbles, lo suficientemente sólidos como para ser utilizados durante un litigio, de ser necesario. Los informes configurables facilitan incluso aún más garantizar que los guardias en el frente de vigilancia documentan la información requerida, como la firma, anotaciones con marcas de tiempo o la ubicación de GPS del guardia, la cual es necesaria para establecer un informe creíble.

Crear Campos de Respuesta para Simplificar los Informes de los Guardias
Los informes digitales convierten la creación de informes por parte de los guardias en una tarea simple y libre de errores. Los supervisores cuentan con la opción de crear campos requeridos con respuestas previamente escritas que les permiten a los guardias en el frente de vigilancia seleccionar la respuesta adecuada al momento de crear un informe. Las respuestas seleccionadas simplifican la personalización de cada informe por parte de los supervisores de manera de capturar exactamente lo que deben saber los accionistas o los operadores de las compañías de seguridad.

Comenzar a Utilizar las Plantillas de Informes Configurables

Las plantillas de informes configurables ayudan notablemente a los equipos de seguridad a operar de forma más eficiente. El software de informes de incidentes de seguridad de Trackforce Valiant garantiza que las compañías de seguridad conservarán su reputación, reducirán los riesgos e implementarán operaciones exitosas.

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Sobre La Autora

Christina Ortega es especialista de contenidos en marketing para Trackforce Valiant. Ella trabaja duro para entregar noticias mas importante frente a la industria de securidad – y ofrece soluciones para superarlos.

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