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Présentation des modèles de rapports configurables de Trackforce Valiant

Dans quel domaine les équipes de sécurité doivent-elles exceller? Lorsqu’il s’agit de standardiser les opérations, les modèles de rapports configurables révolutionnent la manière dont les entreprises de sécurité abordent le processus de reporting.

Les modèles de rapport configurables permettent aux superviseurs d’adapter les champs de formulaire pour s’adapter aux SOP, aux exigences contractuelles et aux réglementations nationales. De plus, la configuration des rapports, en particulier des rapports d’incidents ou d’activités quotidiennes, standardise les processus de sécurité de l’entreprise afin que les opérations s’exécutent de manière prévisible et efficace.

Les modèles de rapports configurables de Trackforce Valiant simplifient le processus de création de rapports et permettent aux superviseurs d’ajuster facilement un ou plusieurs rapports utilisés sur plusieurs sites. Cela garantit que les gardes savent quoi signaler et comment, tout en standardisant les processus pour des opérations sans erreur.

Dans cet article, nous allons parler de ce que les entreprises de sécurité peuvent faire pour standardiser leurs rapports et comment les configurer – tout cela pour améliorer les opérations des équipes.

Ce que les entreprises de sécurité peuvent faire pour standardiser leurs rapports

Le reporting est un élément crucial dans les succès des opérations d’une entreprise de sécurité : il doit donc être fiable. La meilleure façon d’établir un rapport fiable est de créer des modèles de référence. La création de modèles consiste à mettre en place plusieurs zones de reporting pouvant facilement être reproduits.

Lorsqu’un rapport peut être reproduit, cela signifie qu’il peut facilement être standardisé pour une utilisation sur plusieurs sites. Le modèle de rapport standardisé comprend ce qui doit être documenté afin de respecter les SOP, les obligations contractuelles et d’autres réglementations.

Trackforce Valiant simplifie le processus de standardisation avec la création de modèles de rapport facile à utiliser. Le processus de création de modèles organise la manière dont les entreprises utilisent, adaptent et mesurent leurs rapports pour assurer la cohérence sur un ou plusieurs sites.

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Les rapports organisés vous permettent de filtrer par responsable, type de rapport, type d’activité ou informations supplémentaires.
Sélectionnez qui doit recevoir le rapport.
Prévisualisez le rapport terminé et les éléments joints, comme une vidéo ou des photos.
Rapport complet sur mobile pour un accès facile.

Bien que toutes les solutions de création de modèles ne soient pas créées de la même manière, le logiciel de rapport d’incidents de Trackforce Valiant permet aux sociétés de sécurité de s’adapter rapidement et de se conformer aux rapports pour respecter les réglementations ou les exigences contractuelles.

Voici 7 fonctionnalités de rapport d’incident des agents de sécurité de Trackforce Valiant:

  1. Options de champ flexibles pour numériser les formulaires papier
  2. Glissez-déposez pour la création de modèles
  3. Fonctionnalité voix-texte pour une utilisation facile
  4. Prise en charge des pièces jointes multimédias telles que les photos horodatées, l’audio, la vidéo, la localisation GPS et les notes
  5. Notifications configurables et alertes automatiques aux parties prenantes
  6. Capacités d’authentification et de suivi des superviseurs
  7. Rapports analytiques pour suivre le statut

Comment configurer les rapports d'incident de sécurité et d'activité quotidienne

Les processus tels que la collecte des preuves, la réponse des gardes, la crédibilité des rapports et la documentation des procédures de suivi doivent garantir que les entreprises de sécurité tirent le meilleur parti de leur collecte de données.

Grâce à des rapports configurables, les entreprises de sécurité peuvent effectuer des analyses comparatives sur tous les sites pour une analyse critique et une meilleure atténuation des risques. L’analyse comparative peut être utilisée pour comparer les sites qui présentent le plus de violations, ceux qui fonctionnent bien et ceux qui peuvent nécessiter une action supplémentaire.

Trackforce Valiant aide les superviseurs et les opérateurs de sécurité à configurer les rapports pour réduire le risque d’erreurs potentielles ou de mauvaise communication. Voici comment:

Suivi numérique des rapports d’incidents et d’activités critiques

En s’éloignant du reporting papier, les sociétés de sécurité ont permis de joindre des preuves à l’appui directement à un rapport avec reporting numérique. Cela signifie que les gardes en première ligne peuvent joindre des photos, des vidéos ou des commentaires pour examen par le superviseur.

Avec les rapports numériques, tous les incidents ou activités quotidiennes signalés peuvent être enregistrés et visualisés sur un tableau de bord en temps réel. Les superviseurs peuvent visualiser l’état du site et les activités liées aux incidents afin de déterminer quels sites nécessitent une attention immédiate.

Établissez un moyen infaillible pour assurer la crédibilité d’un rapport

Les opérateurs de sécurité comptent sur leur équipe de sécurité pour produire des rapports crédibles suffisamment fiables pour être utilisés en cas de litige. Grâce à des rapports configurables, il est encore plus facile de s’assurer que les gardes en première ligne peuvent documenter les informations requises, telles qu’une signature, des entrées horodatées ou l’emplacement GPS d’un garde, nécessaires pour renforcer la crédibilité.

Créer des champs de réponse pour les rapports

Les rapports numériques rendent les rapports de ronde simples et sans erreur. Les superviseurs ont la possibilité de créer les champs obligatoires avec des réponses pré-écrites qui donnent aux gardiens en première ligne la possibilité de sélectionner le choix approprié lors du remplissage d’un rapport. Les réponses sélectionnées permettent aux superviseurs d’adapter facilement chaque rapport afin qu’ils saisissent exactement ce que les parties prenantes ou les opérateurs des sociétés de sécurité doivent savoir.

Premiers pas avec les modèles de rapports configurables

Les modèles de rapports configurables aident les équipes de sécurité à fonctionner plus efficacement. Le logiciel de signalement des incidents de sécurité de Trackforce Valiant garantit que les entreprises de sécurité peuvent maintenir leur réputation, réduire les risques et maintenir des opérations efficaces.

Demandez une démo dès aujourd’hui pour découvrir comment nous pouvons améliorer vos opérations.

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A propos de l'auteur

Christina Ortega est la spécialiste du content marketing chez Trackforce Valiant. Elle fournit un contenu précieux abordant les problèmes clés auxquels est confronté le secteur de la sécurité – et offre un aperçu des dernières solutions adoptées pour y faire face.

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