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Ce que signifie la création de rapports configurables pour les équipes internes

Lorsque les données sont collectées et rapportées en temps réel, les superviseur peuvent prendre des mesures avec une visibilité opérationnelle permettant une réponse proactive contre les incidents critiques ou les urgences.

La collecte et l’analyse précises des données de rapport d’incident aideront à atténuer les risques. Les données organisées commencent par la création et l’utilisation de rapports basés sur des modèles. La création de modèles de rapports est un moyen infaillible de garantir que ce qui est collecté correspond à ce qui doit être collecté.

Que les équipes de sécurité s’associent à des sociétés de gardes, gèrent leurs propres gardes en interne ou combinent les deux, les superviseurs peuvent utiliser des modèles de rapports pour une meilleure cohérence des opérations.

Maintenir la conformité des rapports, faire respecter les règlements ministériels et gouvernementaux et s’assurer que les rapports doivent être présentés sur papier, afin qu’ils soient imprimés avec précision.

Cela signifie moins de temps à chercher des informations et plus de temps à évaluer les données reçues par les gardes en patrouille.

Que rechercher dans une solution de modèle de rapport

L’adaptation et la compilation rapides d’un rapport pour respecter des réglementations ou des exigences strictes peuvent être un défi. Avec un modèle de rapport, même si une copie papier est requise, vous pouvez être assuré que les gardes en patrouille collectent exactement les informations nécessaires.

Bien que toutes les solutions de création de modèles ne soient pas créées de la même manière, les superviseurs doivent garder à l’esprit 7 éléments essentiels à retrouver :

  1. Options de champ flexibles pour numériser les formulaires papier
  2. Glissez-déposez pour la création de modèles
  3. Fonctionnalité voix-texte pour une utilisation facile
  4. Prise en charge des pièces jointes multimédia telles que la localisation GPS et les photos horodatées, l’audio, la vidéo et les notes
  5. Notifications configurables et alertes automatiques
  6. Capacités d’authentification et de suivi des superviseurs
  7. Rapports analytiques

Tous ces éléments visent à aider à normaliser le processus de reporting afin qu’il soit cohérent, fiable et une représentation globale des opérations.

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Les rapports organisés vous permettent de filtrer par responsable, type de rapport, type d’activité ou informations supplémentaires.
Sélectionnez qui doit recevoir le rapport.
Prévisualisez le rapport terminé et les éléments joints, comme une vidéo ou des photos.
Rapport complet sur mobile pour un accès facile aux gardiens.

Quels sont les avantages des rapports standardisés?

La normalisation des rapports comprend trois domaines clés: ils sont obligatoires, il existe un niveau convenu, et ils ont maximisé la répétabilité.

Les éléments répétables doivent être adaptables, configurables et cohérents pour que les gardes en service puissent les utiliser. C’est là que la création de modèles entre en jeu.

Les rapports documentés sont suivis en temps réel et visualisés sur un tableau de bord de rapports. Les superviseurs peuvent configurer un tableau de bord pour examiner les données de rapport historiques et configurer des notifications aux parties prenantes.

Quoi normaliser

Les opérateurs de sécurité doivent examiner quelques éléments afin de créer des modèles de rapport complets.

  1. Collecte de preuves: organisez les rapports qui nécessitent des pièces jointes, comme des photos, et qui pourraient bénéficier de supports supplémentaires, comme la vidéo.
  2. Réponse des gardes: Déterminez comment les gardes peuvent et doivent répondre aux champs de rapport – y en aura-t-il des obligatoires ou facultatifs? Quels domaines gagneraient à avoir des réponses pré-écrites? Comment les réponses de garde peuvent-elles être simples et saisir exactement ce dont les parties prenantes ont besoin?
  3. Responsabilisation: Identifiez les moyens dont les gardes ont besoin pour prouver leur responsabilité, par exemple avec les signatures, les entrées horodatées ou l’emplacement GPS indiqué sur le rapport.
  4. Procédures de suivi: Documentez comment les superviseurs doivent assurer le suivi des rapports et mettre en place des processus afin que les gardiens n’aient pas à prendre cette décision.

Les équipes de sécurité peuvent gagner du temps et apporter de la valeur à leurs processus de reporting

Les équipes de sécurité peuvent vraiment bénéficier d’être proactives dans leurs opérations. Une façon de le faire est de redonner de la valeur au processus de reporting. Grâce aux outils tirés de la création de modèles de rapports, de la normalisation et des tableaux de bord en temps réel pour afficher les données de rapports historiques, les superviseurs peuvent prendre des mesures et informer immédiatement les parties prenantes, ce qui permet de gagner du temps et d’avoir l’esprit tranquille.

A propos de l'auteur

Christina Ortega est la spécialiste du content marketing chez Trackforce Valiant. Elle fournit un contenu précieux abordant les problèmes clés auxquels est confronté le secteur de la sécurité – et offre un aperçu des dernières solutions adoptées pour y faire face.

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