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Les rapports des agents de sécurité sont un élément essentiel de la sécurité physique. Sans cela, les entreprises de sécurité mettent en péril leur réputation et leur capacité à rester conformes. Si le rapport lui-même est un processus établi, la manière dont les sociétés de sécurité choisissent de mettre en œuvre leur reporting, a changé.

Certaines entreprises de sécurité utilisent encore des rapports papier même si cette méthode ne leur fournit pas deux éléments essentiels à toute entreprise: les données et l’analyse.

Dans cet article, nous explorerons ce qui doit être signalé dans un rapport et les raisons pour lesquelles vos gardes doivent être formés aux bonnes techniques de création de rapports, le tout pour permettre de meilleures données et analyses.

Ce qui doit être signalé

Préparer un bon rapport signifie comprendre et documenter les faits. Pourtant, les faits ne sont pas aussi faciles à capturer si les gardes ne savent pas comment les documenter clairement.

Lorsqu’un gardien documente un incident, il doit se sentir à l’aise pour rapporter ce qu’il observe sans avoir peur des préjugés.

En fonction des règlementations d’une entreprise de sécurité et des directives contractuelles, le reporting doit documenter un événement avec autant de détails que possible. Cette étape est essentielle, en particulier lorsque les entreprises d’agents de sécurité dépendent de bons rapports pour justifier les actions de leurs agents et respecter les exigences du contrat.

Les rapports spéciaux basés sur les réglementations de l’État, tels que les mises à jour des rapports d’extincteurs ou les rapports client, doivent être standardisés afin que les gardiens sachent exactement ce qui doit être documenté.

Comment standardiser les rapports

Tout d’abord, décomposons ce qu’est un rapport standardisé et à quoi il ressemble. La définition de base de la standardisation comprend trois phase clés: exigence, niveau de qualité ou d’obtention et répétabilité maximisée.

Lorsqu’on pense à la répétabilité, les rapports doivent être suffisamment flexibles pour être adaptés si nécessaire, tout en étant suffisamment cohérents pour que les gardes puissent les utiliser sur un ou plusieurs sites. La meilleure façon de standardiser un rapport est d’établir des modèles de référence. Les modèles se composent des principaux composants qui constituent ce qui doit être documenté pour respecter les réglementations et les obligations contractuelles d’une société de sécurité.

Que contient un modèle?

Tous les modèles ne sont pas créés de la même manière. Les solutions logicielles de rapport d’incidents varient généralement dans leur capacité à créer des modèles configurables, adaptables et pouvant se conformer à toutes les exigences contractuelles. Alors que certains échouent dans leur capacité à recréer de manière authentique ce dont les entreprises de sécurité ont besoin pour maintenir la conformité, d’autres excellent. Lors de la transition vers la création de rapports standardisés, voici 6 éléments à rechercher:

  1. Plusieurs options de champ pour recréer des formulaires papier
  2. Fonctionnalité de glisser déposer et enregistrement vocale
  3. Prise en charge des pièces jointes multimédias telles que les photos horodatées, l’audio, la vidéo, la localisation GPS et les notes
  4. Notifications configurables et alertes automatiques
  5. Capacités d’authentification et de suivi des superviseurs
  6. Analyse des rapports

Éléments nécessaires pour standardiser un modèle de rapport

Bien que cela soit évident, il est essentiel de réfléchir à l’objectif de chaque rapport et à ce qu’il doit accomplir. Lorsque vous remplissez un rapport, que ce soit pour un client, pour un usage interne ou pour des réglementations gouvernementales, les éléments essentiels doivent être enregistrés. Voici quelques éléments à considérer.

  • • Est-il important d’avoir des événements horodatés?
  • • Des preuves seront-elles nécessaires, telles que des photos horodatées, du son, de la localisation GPS et des notes?
  • • Le rapport nécessite-t-il une mise en page spécifique?
  • • Le rapport nécessitera-t-il un suivi?
  • • Le rapport est-il récurrent?

Pourquoi les gardiens doivent être formés à la production de rapports

La formation des gardiens est un élément essentiel d’une entreprise d’agents de sécurité prospère et constitue la base pour s’assurer que les gardiens sont préparés et capables de faire leur travail. En matière de signalement, d’activités quotidiennes ou d’incidents, les gardiens sont en première ligne et sont les premiers à intervenir si un incident se produit sur place. C’est pourquoi les gardiens doivent être formés pour rédiger des rapports avec confiance et professionnalisme.

Bonnes techniques de formation pour les gardes

Les «compétences générales», comme une bonne capacité d’écoute ou d’écriture concise, font toutes partie du travail d’un agent de sécurité. Une bonne formation commence par l’identification de ce que les gardiens doivent savoir pour s’acquitter correctement de leurs tâches. Cela comprend une formation à la communication, à l’observation de base et à une bonne rédaction. Voici quelques éléments à considérer.

  • • Les gardiens interagiront-ils avec le public?
  • • Sont-ils formés pour signaler les incidents critiques?
  • • Qu’en est-il de la communication de désescalade et des capacités d’écoute pour obtenir des informations appropriées?
  • • Les gardiens seront-ils prêts à respecter les nouvelles directives COVID ?

Rapports - La bonne manière

Sans de bons rapports, les entreprises de sécurité risquent leur réputation, la confiance de leurs clients et leur capacité à maintenir des opérations, sans parler des responsabilités légales si leurs rapports ne résistent pas à un litige.

Lors de la transition du reporting papier au reporting numérique en ligne, les sociétés de sécurité veillent à ce que les données et les analyses occupent une place centrale lorsqu’elles cherchent à développer et à faire évoluer leurs opérations.

A propos de l'auteur

Christina Ortega est la spécialiste du content marketing chez Trackforce Valiant. Elle fournit un contenu précieux abordant les problèmes clés auxquels est confronté le secteur de la sécurité – et offre un aperçu des dernières solutions adoptées pour y faire face.

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