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Qu'est-ce qu'un rapport d'incident de sécurité configurable?

Lorsqu’il est appliqué à la création de modèles, un modèle de rapport d’incident de sécurité configurable permet aux sociétés de sécurité d’adapter les champs des formulaires pour s’adapter à leurs SOP, aux exigences de contrat et aux réglementations nationales.

Le plus grand avantage d’avoir des rapports configurables vient de la standardisation. La standardisation est l’un des trois domaines clés que les entreprises de sécurité physique peuvent optimiser pour la croissance et l’évolutivité de leur entreprise.

Les modèles de rapports standardisés permettent aux superviseurs de facilement configurer ou ajuster un rapport qui peut ensuite être utilisé sur tous les sites.

Comment la configuration de vos rapports facilite le processus de standardisation

La meilleure façon de garantir que votre entreprise de sécurité tire le meilleur parti de la configuration est de standardiser les processus qui risquent des erreurs potentielles ou des problèmes de communication. Ces processus comprennent:

  • •Collecte de preuve
  • • Réponse du garde
  • • Crédibilité du rapport
  • • Procédures de suivi

Collecte de preuve

Les rapports sur papier ne permettent pas de joindre des preuves à l’appui sans risque de mauvaise gestion ou d’inexactitude. L’avantage d’avoir un rapport d’incident de sécurité configurable numérique signifie que les gardes en première ligne peuvent prendre des photos, des vidéos ou ajouter des commentaires avec leurs appareils mobiles et les joindre directement au rapport.

De plus, le fait d’être en ligne permet aux superviseurs et aux gardes d’avoir un accès immédiat en cas de besoin et / ou dans le cadre d’une enquête de suivi avec les parties prenantes ou les forces de l’ordre.

Réponse des gardes

Dépendre des gardes pour répondre aux questions avec précision et attention aux détails peut être risqué. En plus de la nécessité d’une formation adéquate des gardes pour répondre aux rapports, des questions simples sur les rapports peuvent facilement être remplies sans compter sur la capacité d’un gardien à écrire de manière efficace ou concise.

Les champs de glisser-déposer créés par les superviseurs avec des réponses pré-écrites donnent aux gardiens la possibilité de sélectionner le choix approprié lors du remplissage d’un rapport. Les réponses sélectionnées permettent aux superviseurs d’adapter facilement chaque rapport afin qu’il saisisse exactement ce que les parties prenantes ou les opérateurs des sociétés de sécurité doivent savoir.

Crédibilité du rapport

L’un des aspects les plus importants du signalement d’incidents de sécurité concerne sa crédibilité, en particulier lorsqu’il est utilisé pour justifier des poursuites judiciaires et des réclamations d’assurance.

Le fait d’avoir des rapports configurables permet aux superviseurs d’ajouter un champ de signature obligeant les gardiens à documenter leur nom et toute information complémentaire, telle que les entrées horodatées ou l’emplacement de la garde GPS, nécessaires pour établir un rapport crédible.

Procédures de suivi

Si les superviseurs doivent examiner un rapport, un champ configurable «soumettre pour suivi» peut être ajouté comme exigence ou comme simple sélection «oui ou non».

Lorsque les rapports d’incidents des agents de sécurité numériques sont soumis pour suivi, les superviseurs peuvent évaluer le rapport avant qu’ils ne soient envoyés aux parties prenantes.

Quels sont les avantages pour les sociétés de sécurité?

Les modèles de rapport d’incident de sécurité configurables standardisent les processus afin que les opérations s’exécutent plus efficacement.

Grâce à des rapports configurables, les entreprises de sécurité peuvent comparer les sites pour une meilleure connaissance de la situation. L’analyse comparative peut être utilisée pour comparer les sites qui présentent le plus de violations, ceux qui fonctionnent bien et ceux qui peuvent nécessiter des actions supplémentaires.

Atténuez les risques, examinez les performances du site, justifiez la réponse et les actions des gardiens, et respectez les SOP et les réglementations nationales de l’entreprise et des clients – ce ne sont là que quelques-uns des avantages dont les entreprises de sécurité beneficient lors de la configuration de modèles de rapport.

Avec des modèles de rapports configurables, les entreprises de sécurité peuvent garantir que leur réputation, la confiance de leurs clients et leur capacité à maintenir des opérations efficaces sont toujours respectées.

A propos de l'auteur

Christina Ortega est la spécialiste du content marketing chez Trackforce Valiant. Elle fournit un contenu précieux abordant les problèmes clés auxquels est confronté le secteur de la sécurité – et offre un aperçu des dernières solutions adoptées pour y faire face.

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