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Les événements critiques ne devraient pas être difficile à gérer. Lorsque vos plans de gestion des risques sont organisés et bien réfléchis, vous optimisez le succès de la réponse de votre équipe. Étonnamment, les organisations ont du mal à maintenir des méthodes de communication efficaces au sein de leur équipe, ce qui accroît la méconnaissance des informations critiques. Cela rend votre équipe peu fiable et non préparée à relever les défis à venir.

Déterminez vos besoins de communication en cas d’évènement critique

Tout d’abord – déterminez ce dont vous aurez besoin lors d’un événement critique. Voici quelques éléments à considérer:

  • Quel sera le coût en termes de ressources
  • Aurez-vous besoin de prévoir des gardes ou des heures supplémentaires?
  • Qu’en est-il de la préparation à l’absentéisme?
  • Qu’allez-vous faire des sites et des visiteurs? Comment vos gardes vont interagir avec eux?

Quelles méthodes de communication sont disponibles pour maintenir les plans de sécurité lors d'événements critiques? Deux méthodes à considérer :

Méthode 1: Renforcer les consignes entre les cadres, les superviseurs et les gardes

Les informations transmises doivent provenir de vous, de vos superviseurs et finalement, de vos gardes. Lors d’événements critiques, votre de gestion des risques est mis à l’épreuve – et c’est pendant ces situations critiques que vous évaluez l’efficacité de vos protocoles de sûreté et de sécurité, y compris l’efficacité du relais des informations à votre équipe. Pendant la phase de résolution des incidents, vos méthodes de communication doivent être claires et vous permettent d’obtenir des informations essentielles sur la réactivité et l’efficacité de vos équipes.

Méthode 2: Connexion, visibilité et automatisation

Lors d’événements critiques, les solutions de sécurité mises en œuvre incluent différentes formes de communication répondant aux besoins de vos équipes. Lorsqu’il s’agit de maintenir la communication à distance, l’automatisation et les notifications en temps réel garantissent le respect des protocoles et vous fournissent des informations cruciales sur les actions de vos équipes.

Remarque: Lors des communications à distance, l’automatisation en temps réel, sous la forme de notifications, aide à responsabiliser les équipes. En bref, l’automatisation assure la responsabilisation et la capacité à distribuer les informations de manière efficace.

Grâce à cela, les dirigeants peuvent s’assurer que les procédures appropriées sont suivies tout en gardant leur équipe connectée. Les progrès de l’automatisation en temps réel ont inclus les communications directes, la messagerie numérique à l’écran, les emails et les SMS. À mesure que l’automatisation et la communication s’améliorent, les équipes de sécurité ont rapidement réagi aux menaces tout en permettant aux organisations de mieux connaître les différents besoins et responsabilités de chaque rôle.

Quelles sont les meilleures solutions pour les professionnels de la sécurité d'entreprise?

Dans l’approche des capacités de communication, l’évidence est parfois la meilleure solution. Pour les formes de communication écrites, comme celles dans les consignes, un sms ou un e-mail, sont les plus optimales lorsque votre équipe a besoin d’instructions détaillées. Ceci est important, en particulier pendant les événements critiques, lorsque vous souhaitez que votre équipe respecte vos protocoles de sécurité – comme par exemple, ce que les gardiens doivent faire pour assurer une bonne manipulation de l’équipement de protection individuelle (EPI).

Pour les communications verbales, Push-to-Talk (PTT) est l’outil indispensable des équipes de sécurité internes. Bien que les informations écrites soient essentielles, la communication instantanée est indispensable. À tout moment de la journée, lorsque vous surveillez une équipe de gardes sur un site et devez tous les diriger en même temps, la communication verbale via un canal direct PTT est le meilleur choix. Le PTT est une caractéristique essentielle d’un poste de commandement (GSOC) et est généralement l’un des modes les plus faciles – et les plus rapides – de communiquer avec votre équipe. Vous pouvez en savoir plus sur PTT et comment il améliore les communications des gardes ici.

Comment les entreprises de sécurité utilisent le PTT pour améliorer les communications et la responsabilité des gardes

Avoir un moyen efficace de relayer les protocoles est essentiel à la gestion d’un personnel de sécurité solide. En ce qui concerne la technologie PTT, l’utilisation d’un smartphone pour la communication verbale directe est un moyen pour les entreprises d’assurer la responsabilité. Une autre façon consiste à demander aux superviseurs de surveiller les canaux de communication pour évaluer le comportement des gardes et renforcer les normes des entreprises de sécurité lorsqu’ils sont sur place.

L’avantage d’utiliser PTT vient de sa capacité de messagerie de masse. Comme les canaux radio talkie-walkie traditionnels, le PTT peut être utilisé individuellement ou en masse, ce qui permet une communication rapide en cas d’urgence ou lorsque les protocoles doivent être relayés rapidement. L’avantage pour les entreprises de garde d’utiliser PTT avec un smartphone est qu’il fonctionne sur un réseau cellulaire, ce qui signifie généralement plus de fiabilité et de portée.

En résumé: que devez-vous faire pour maintenir une communication solide avec votre équipe?

Le meilleur moyen de déterminer les succès de vos opérations est lorsque votre équipe est en sécurité et lorsque vos sites sont à jour. Quelle que soit la forme de communication que vous choisissez, sachez que la clarté est la clé. Bien qu’évident, vous assurer que même la forme de communication la plus simple est reconnue et comprise par votre équipe vous procurera une tranquillité d’esprit car vous savez que vos opérations se passent comme prévu.

A propos de l'auteure

Christina Ortega est la spécialiste du content marketing chez Trackforce Valiant. Elle fournit un contenu précieux abordant les problèmes clés auxquels est confronté le secteur de la sécurité – et offre un aperçu des dernières solutions adoptées pour y faire face.

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