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Dans le passé, les rapports d’activité journaliers (DAR) reposaient sur le fait que les gardiens se souvenaient de ce qui s’était passé pendant la journée. Très souvent, les événements ont été mal compris, les incidents classés de manière inappropriée et les informations mal complétées.

La technologie, c’est-à-dire la numérisation des rapports – que ce soit via une feuille de calcul ou un logiciel de rapport d’activité plus intuitif – a considérablement amélioré la façon dont les entreprises de sécurité ont pu gérer leur garde.

Avec une plate-forme en ligne dédiée aux rapports d’activité, il peut y avoir beaucoup de confusion, en particulier lorsque les solutions incluent la possibilité de créer des modèles de rapports, des rapports d’incidents et des tableaux de bord en temps réel.

Comment savoir quelle solution de rapports d’activité convient le mieux à votre entreprise de sécurité? Voici 2 éléments clés à connaitre.

  1. Les rapports d’activité ne peuvent pas être une solution unique. Ils doivent faire partie d’une organisation des opérations complète.
  2. Les rapports doivent être facile à utiliser pour les gardes, les superviseurs et les parties prenantes.

Une partie de vos opérations: rapports d'activité et gestion des effectifs

Les rapports d’activité sont essentiels aux rapports; Ce sont eux qui assurent le bon fonctionnement des opérations au jour le jour et aident à éviter les incidents.

Dans le cadre d’une approche proactive de la gestion des risques, les rapports d’activité apportent de la valeur sous la forme de KPI. Les indicateurs de performance clés garantissent que vos superviseurs mesurent les activités de garde et enrichissent les processus avec des informations exploitables et une connaissance globale de la situation sur les sites gérés.

Les rapports d’activité font finalement partie d’un plus grand ensemble et soutiennent une gestion globale des risques. Un élément clé de la gestion complète des risques est de savoir où vont les informations quotidiennes que vos gardes recueillent sur le terrain. C’est là que les rapports d’activité se connectent à ce que l’on appelle les tableaux de bord en temps réel.

Lorsque vous recherchez la bonne solution de rapports d’activité, sachez que tous les rapports, qu’il s’agisse d’incidents ou autres, mais en particulier de rapports pour une utilisation quotidienne, doivent apporter de la valeur: indicateurs de performance clés et gestion des risques.

Expérience d'utilisation: des rapports facile à utiliser

À quoi sert un rapport numérique s’il n’est pas intuitif ou facile à utiliser? Tous les systèmes de rapports numériques ne se ressemblent pas. Et s’il est tentant d’utiliser une version numérique d’un rapport d’activité papier, vous vous rendrez vite compte qu’il y a beaucoup plus à avoir une expérience de reporting complète.

Par exemple, vos rapports d’activité peuvent être configurés pour aider à standardiser les processus, comme les réponses des gardes, les SOP et toutes les fonctions de réglementation qui nécessitent l’émission d’un rapport.

En bref, les modèles de rapports configurables permettent aux superviseurs d’adapter les champs de formulaire et les exigences de formulaire pour s’adapter aux SOP, aux exigences du contrat et aux réglementations nationales. Lorsque les rapports d’activité sont configurés, cela aide les superviseurs à exécuter des processus standardisés sur tous les sites. Avec un seul rapport, vous pouvez demander aux gardes de répondre aux bonnes questions de la bonne manière, même en utilisant les mêmes champs et exigences de rapport standard.

Lorsque les rapports d’activité sont connectés à un système de gestion des effectifs, vous avez accès à des modules de formation qui peuvent vous aider à vous assurer que vos gardiens sont formés à toutes les procédures de reporting. Cela vous aide à savoir si:

  • • Les gardiens interagissent avec le public
  • • Ils sont formés pour signaler les incidents critiques
  • • Ils sont formés à la communication et à l’écoute pour obtenir des informations appropriées
  • • Ils seront prêts à respecter les nouvelles directives COVID-19

Un avantage supplémentaire à avoir des rapports d’activité utilisables est de savoir que vous serez en mesure de fournir à vos clients des informations précises et de la transparence sous la forme de rapports automatisés.

Objectifs: qu'attendez-vous de vos rapports d’activité en 2021?

Si tout se passe bien, 2021 sera le début d’un mouvement positif pour l’industrie de la sécurité. Qu’il s’agisse de nouvelles opportunités pour obtenir des contrats plus solides dans les industries émergentes ou de savoir si les évolutions technologiques vers l’automatisation et les capacités à distance ont amélioré les opérations globales, l’industrie de la sécurité dans son ensemble bénéficiera de l’amélioration du facteur le plus important dans les activités quotidiennes: les rapports d’activité.

Alors, que peuvent attendre les entreprises d’agents de sécurité de leurs rapports d’activité? Avec le recul, les rapports d’activité peuvent devenir un outil essentiel pour une gestion proactive des risques et peuvent, en fin de compte, améliorer la visibilité et le contrôle de vos opérations.

A propos de l'auteur

Christina Ortega est la spécialiste du content marketing chez Trackforce Valiant. Elle fournit un contenu précieux abordant les problèmes clés auxquels est confronté le secteur de la sécurité – et offre un aperçu des dernières solutions adoptées pour y faire face.

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