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Los eventos críticos no deberían resultar difíciles de gestionar. A pesar de que es más fácil decirlo que implementarlo, cuando cuentas con planes de mitigación de riesgos organizados y bien planificados, esencialmente estás definiendo el éxito de la respuesta de tu equipo. Sorprendentemente, a las organizaciones les resulta difícil mantener métodos eficientes de comunicación con sus equipos, lo que aumenta los problemas de malos entendidos con respecto a la información crítica. Esto hace que tu equipo no sea confiable y no esté preparado para enfrentar los desafíos futuros.

Definición de las Necesidades de Respuesta y Comunicación Óptima

Primero lo primero: define qué es lo que necesitas durante un evento crítico. ¿De qué manera puedes lograrlo? Tus protocolos de seguridad definen el grado de tu respuesta ante un evento crítico, entonces ¿qué será necesario? Algunos conceptos a tener en cuenta:

  • ¿Cuál será el costo de los recursos?
  • ¿Deberás tener en cuenta guardias adicionales u horas extra/adicionales?
  • ¿Qué sucede con la preparación para el incremento de las ausencias y las brechas de cobertura en los cronogramas?
  • ¿Qué harás con respecto a los sitios y los visitantes? ¿Y la interacción de los guardias con ellos?

¿Con Qué Tipo de Métodos de Comunicación Cuentas para Sostener los Planes de Seguridad durante Eventos Críticos? Dos Métodos a Tener en Cuenta.

Método 1: Reforzar las Órdenes Descendentes entre Ejecutivos, Supervisores y Guardias

El recorrido de la información debe ser: de ti a tus supervisores y en último término a tus guardias, en ese orden, y en el orden establecido en tu plan de mitigación de riesgos. Durante un evento crítico se pone a prueba tu plan de mitigación de riesgos, y es durante esta prueba cuando evaluarás la efectividad de tus protocolos de protección y seguridad, lo que incluye la efectividad de la transmisión de la información crítica a tu equipo. Durante la fase de respuesta a incidentes de tu plan de continuidad comercial, tus métodos de comunicación deben mantener una conectividad clara (tanto en sentido literal como figurativo) con detalles esenciales con respecto a la visibilidad de la observación, por parte de tu equipo, de los protocolos de seguridad.

Método 2: Generar Conexión y Visibilidad Junto a la Comunicación – Además de Algo de Automatización

Durante un evento crítico, las soluciones de seguridad corporativa que se implementan incluyen las distintas formas de comunicación que resulten las mejores para el equipo. Además, cuando hablamos de mantener comunicaciones remotas, la conexión entre la responsabilidad, para confirmar que se cumplan los protocolos en tu equipo, y la obtención de información detallada con respecto a las acciones de tu equipo en tiempo real, se posibilita a partir del aumento del uso de la automatización y notificaciones en tiempo real.

Nota rápida: para mantener comunicaciones remotas, la automatización en tiempo real bajo la forma de notificaciones mejoradas, provoca una mejora en la responsabilidad a distancia. Estas notificaciones aprovechan con automatización los avances tecnológicos producidos dentro de la industria de la seguridad durante la última década. En resumen, la automatización ofrece responsabilidad y la capacidad de distribuir información a las personas que más la necesitan.

Esto ha ayudado a los ejecutivos a garantizar que han sido implementados los procedimientos de seguimiento adecuados, al mismo tiempo de que su equipo se mantuvo conectado. Los avances en la automatización en tiempo real incluyen comunicaciones directas, mensajes digitales en pantalla, correo electrónico y el envío de mensajes de texto (SMS), lo que dependerá de la situación en desarrollo. El factor clave para la seguridad corporativa ha sido la incorporación de los métodos tradicionales de comunicación y autorización, como los de la asignación de prioridades y aprobación por un humano, antes de avanzar con la respuesta de los guardias de seguridad. A medida de que mejoran la comunicación y la automatización, los equipos de seguridad responden más rápidamente ante las amenazas, mientras que permiten que las organizaciones tengan mayores conocimientos de las diferentes necesidades y responsabilidades que requiere cada rol.

¿Cuáles Son las Mejores Soluciones para los Profesionales de la Seguridad Corporativa?

Irónicamente, cuando pensamos en las capacidades de comunicación, la mejor solución a veces es la obvia. Las formas de comunicación escritas, como las que encontramos en una orden de puesto, un texto o un correo electrónico, son las óptimas para los profesionales de la seguridad corporativa para aquellos casos en que el equipo requiera de instrucciones detalladas y relectura. Esto es importante, especialmente durante eventos críticos, durante los cuales es deseable que el equipo observe los protocolos de seguridad y las medidas de seguridad, como las referidas a lo que deben hacer los guardias para garantizar el manejo adecuado del Equipamiento de Protección Personal (PPE) cuando están en servicio. El próximo paso es que todo tu equipo acceda a todas las formas de comunicación escrita mediante un smartphone.

Para las comunicaciones verbales, Presiona-para-Hablar (PTT) es el método más difundido para la mayoría de los equipos de seguridad. Mientras que la información escrita es esencial, siempre tendrá prioridad la comunicación inmediata con tu equipo. En cualquier momento del día, cuando estás monitoreando un equipo de guardias en un sitio y debes enviarles órdenes a todos ellos inmediatamente, la mejor opción es una comunicación verbal a través de un canal directo de PTT. PTT es una de las opciones centrales en un Centro de Comando (GSOC) exhaustivo y es normalmente uno de los modos de comunicación masivos más rápidos y fáciles de usar. Puedes obtener más información acerca de la PTT y de qué manera mejora las comunicaciones entre los guardias aquí.

De Qué Manera las Compañías de Guardias Utilizan la PTT para Mejorar las Comunicaciones y la Responsabilidad por Su Desempeño de los Guardias

Contar con una forma efectiva de transmitir protocolos resulta fundamental para gestionar un sólido equipo de seguridad. En lo referido a la tecnología PTT, la utilización de un smartphone para las comunicaciones verbales directas es uno de los métodos que han implementado las compañías de guardias para garantizar responsabilidad. Otro método es el de que los supervisores monitoreen los canales de los guardias para detectar los comportamientos de los guardias y reforzar los estándares de seguridad de la compañía en el sitio.

Las ventajas de la utilización de la PTT surgen de sus capacidades de envío de mensajes masivos. Esa es su naturaleza. De forma similar a los canales de radio de walkie-talkie tradicionales, es posible utilizar PTT individual o masivamente, lo que permite una comunicación rápida durante emergencias o en caso de que los protocolos deban ser comunicados durante un período establecido. La ventaja de utilizar PTT desde un smartphone para la compañía de guardias es que funciona con una red celular, lo que normalmente significa más confiabilidad y alcance.

Revisión: ¿Qué Debes Hacer para Mantener una Sólida Comunicación con Tu Equipo?

La mejor definición del éxito es cuando tu equipo está seguro y tus sitios funcionan con normalidad. Sin importar cuál sea la forma de comunicación elegida, la claridad es esencial, por encima de todo. A pesar de que, obviamente, garantizar que incluso la forma más simple de comunicación sea reconocida y comprendida por tu equipo te dará la tranquilidad de saber que todo se desarrolla según lo planeado.

Sobre La Autora

Christina Ortega es especialista de contenidos en marketing para Trackforce Valiant. Ella trabaja duro para entregar noticias mas importante frente a la industria de securidad – y ofrece soluciones para superarlos.

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