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Los informes de incidentes de seguridad por parte de los guardias son una parte esencial de la seguridad física. Sin ellos, las compañías de seguridad arriesgan sus reputaciones y su capacidad de mantenerse dentro del cumplimiento normativo. Mientras que el proceso de confeccionar los informes ya ha sido establecido, la manera en que las compañías de seguridad eligen implementarlo ha cambiado.

Algunas compañías de seguridad siguen utilizando informes en papel o de forma simple online. Sin embargo, esos métodos no ofrecen a los operadores de las compañías de guardias de seguridad dos de los componentes esenciales para cualquier operación: análisis y datos.

En este blog, exploraremos qué es lo que debe ser informado, de qué manera estandarizar los informes de todos los sitios y la razón por la cual es necesario que los guardias reciban entrenamiento con respecto a las correctas técnicas de informes, todo como parte de una mejor obtención de datos y análisis a partir de los informes.

Qué Es Lo que Debe Ser Informado

Confeccionar un informe correcto significa comprender y documentar los hechos. Sin embargo, los hechos no resultan tan fáciles de capturar de forma simple, si los guardias no saben todavía de qué manera documentar de forma clara. ¿Por qué?

Los hechos en sí mismos pueden referirse a casi cualquier cosa que respalde el propósito o la intención de un informe. Cuando un guardia documenta un incidente, por ejemplo, debe sentirse cómodo informando lo que observó de forma imparcial. Aquí volvemos a los fundamentos de la seguridad con respecto a documentar los quién, qué, dónde, cuándo y cómo de un incidente.

Dependiendo de los procedimientos operativos estándar de una compañía de seguridad y sus lineamientos contractuales, los informes deberán documentar un evento con tanto detalle como sea posible. Este paso resulta fundamental especialmente cuando las compañías de guardias de seguridad dependen de contar con informes correctos para justificar las acciones de sus guardias, además de mantenerse en cumplimiento de los requerimientos contractuales.

Y esto no solamente se refiere a incidentes. Los informes especiales referidos a las normativas estaduales, como las actualizaciones de informes con respecto a extintores o informes que deban realizarse de forma puntual para un cliente, deben estandarizarse de manera de que los guardias sepan exactamente qué es lo que deben documentar.

De Qué Manera Estandarizar los Informes

Primero, analicemos qué es la estandarización de los informes y qué implica. La definición básica de estandarización incluye tres frases clave: requerido, nivel acordado de calidad o alcance, y repetitividad maximizada.

Cuando pensamos en repetitividad, los informes deben ser lo suficientemente flexibles como para poder ser adaptados en caso de ser necesario, a la vez que lo suficientemente consistentes como para que los guardias los puedan utilizar en distintos sitios. La mejor manera de estandarizar un informe consiste en utilizar plantillas de referencia. Las plantillas contienen los principales componentes que conforman lo que debe ser documentado para aplicar los procedimientos operativos estándar (SOP) de una compañía de guardias y cumplir con sus obligaciones contractuales.

¿Qué Es Lo que Contiene una Plantilla?
No todas las plantillas son iguales. Las soluciones de software de informes de incidentes normalmente ofrecen variaciones en sus capacidades de crear plantillas configurables que puedan adaptarse y cumplir con cualquier requerimiento contractual y normativo. Algunas de ellas no logran recrear de forma auténtica lo que necesitan las compañías de seguridad para sostener el cumplimiento normativo, mientras que otras se destacan por ello. Al momento de realizar la transición a los informes estandarizados, estos son los 6 aspectos con los que debemos contar:

  1. Opciones de distintos campos para reproducir formularios en papel
  2. Funcionalidades de arrastrar y soltar y de voz a texto para facilitar su uso
  3. Soporte de adjuntos de medios, como notas, ubicación de GPS, video, audio y fotos con sello de tiempo
  4. Notificaciones configurables y alertas automáticas a todos los interesados
  5. Capacidades de autenticación de guardia y seguimiento del supervisor
  6. Analíticas de informes para seguimiento de estados

Ítems Necesarios para la Estandarización de una Plantilla de Informes
Aunque resulte obvio, resulta crítico pensar en cuál es el propósito de cada informe y qué es lo que se desea alcanzar. Al momento de llenar un informe, ya sea para un cliente, uso interno o normativas obligatorias gubernamentales, es necesario registrar algunos aspectos esenciales. Algunos conceptos a tener en cuenta.

  • • ¿Es importante contar con eventos con sello de tiempo?
  • • ¿Es necesario ofrecer soporte de evidencia, como notas, ubicación de GPS, audio y fotos con sello de tiempo?
  • • ¿Es necesario un diseño específico del informe?
  • • ¿Requerirá el informe de futuros seguimientos?
  • • ¿Es el informe repetitivo?

Por Qué Es Necesario Entrenar a los Guardias para Confeccionar Informes

El entrenamiento de los guardias es una parte esencial de una compañía de guardias de seguridad exitosa, ya que es fundamental para garantizar que los guardias estén preparados y que sean capaces de realizar su trabajo. Al momento de informar las actividades o incidentes diarios, los guardias están en el frente de vigilancia y son los primeros en responder si ocurre un incidente en el sitio. Esa es la razón por la cual los guardias deben recibir entrenamiento con respecto a confeccionar informes con confianza y profesionalismo.

Correctas Técnicas de Entrenamiento de Guardias
Las “habilidades blandas”, como ser buen oyente o escribir de forma concisa, son parte del trabajo del guardia de seguridad. El buen entrenamiento comienza identificando qué es lo que deben saber los guardias para cumplir con sus deberes de informes de forma adecuada. Esto incluye el entrenamiento con respecto a la comunicación táctica, observación básica y buena escritura. Algunos conceptos a tener en cuenta.

  • • ¿Tendrán interacción con el público los guardias?
  • • ¿Recibieron entrenamiento con respecto a los informes de los incidentes críticos?
  • • ¿Y con respecto a las habilidades de escucha y comunicación de desactivación de incidentes para obtener la información adecuada?
  • • ¿Estarán los guardias preparados para implementar los nuevos lineamientos de COVID-19 y cualquier informe relacionado a ello?

Informes — Forma Correcta

Si no cuentan con informes de buena calidad, las compañías de seguridad ponen en riesgo su reputación, la confianza de sus clientes y su capacidad de sostener operaciones exitosas, sin mencionar los posibles riesgos legales si los informes no se sostienen en un litigio.

Al pasar de informes en papel a informes digitales online, las compañías de seguridad se asegurarán de que los datos y las analíticas tomen el protagonismo para el crecimiento de las operaciones.

Sobre La Autora

Christina Ortega es especialista de contenidos en marketing para Trackforce Valiant. Ella trabaja duro para entregar noticias mas importante frente a la industria de securidad – y ofrece soluciones para superarlos.

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