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¿Qué Es un Informe de Incidentes de Seguridad Configurable?

Cuando hablamos de plantillas, una plantilla de informes de incidentes de seguridad configurable les permite a las compañías de seguridad adaptar campos de formularios y los requerimientos de los formularios para adecuarse a sus procedimientos operativos comerciales estándar, requerimientos contractuales y normativas estatales.

El mayor beneficio de contar con informes configurables proviene de la estandarización. Las estandarización es una de las 3 áreas clave que pueden optimizar las compañías de seguridad física para alcanzar el crecimiento y la escalabilidad comercial.

Las plantillas de informes estandarizadas permiten que los supervisores implementen fácilmente configuraciones o modificaciones a un informe que luego pueden aplicarse al resto de los sitios.

De Qué Manera la Configuración de los Informes Ayuda al Proceso de Estandarización

La mejor manera de garantizar que la compañía de seguridad obtenga el máximo de la configuración es estandarizar los procesos que presentan riesgos de falta de comunicación o errores potenciales. Estos procesos incluyen los siguientes:

  • • Recopilación de Evidencias
  • • Respuestas de los Guardias
  • • Responsabilidad por los Informes
  • • Procedimientos de Seguimiento

Recopilación de Evidencias
Los informes en papel no permiten adjuntar evidencias sin correr el riesgo de que se produzcan imprecisiones o fallas administrativas. El beneficio de contar con informes digitales de incidentes de seguridad configurables consiste en que los guardias en el frente de vigilancia pueden tomar fotos, videos o comentarios con sus dispositivos móviles y adjuntarlos directamente al informe para su posterior revisión.

Además, al estar en línea, los supervisores y guardias tendrán acceso inmediato a los informes cuando sea necesario y/o como parte de una investigación subsiguiente con los accionistas o las agencias de aplicación de la ley.

Respuestas de los Guardias
Depender de los guardias para responder preguntas abiertas con precisión y atención al detalle puede presentar riesgos que ninguna compañía de seguridad debería desear correr. Además de la necesidad de un entrenamiento adecuado con respecto a las respuestas de informes, es posible responder a las preguntas de informes simples sin tener que depender de la capacidad del guardia de escribir de forma concisa o eficiente.

Los campos de arrastrar y soltar creados por los supervisores con respuestas previamente escritas les ofrecen a los guardias la opción de seleccionar la opción adecuada al momento de crear un informe. Las respuestas seleccionadas simplifican la personalización de cada informe por parte de los supervisores de manera de capturar exactamente lo que deben saber los accionistas o los operadores de las compañías de seguridad.

Responsabilidad por los Informes
Uno de los aspectos más importantes de los informes de incidentes de seguridad es su credibilidad, especialmente cuando se utilizan para sostener justificaciones durante litigios legales y reclamos de seguros, en caso de ser necesario.

Contar con informes configurables les permite a los supervisores agregar un campo de firma que obliga a los guardias a documentar su nombre y cualquier información de soporte, como anotaciones con marcas de tiempo o la ubicación de GPS del guardia, necesarias para establecer un informe creíble.

Procedimientos de Seguimiento
Si los supervisores deben realizar un informe, es posible agregar un campo configurable “enviar para seguimiento” como requisito o como una selección simple de “sí o no”, a definir por parte del guardia en el frente de vigilancia.

Cuando los informes digitales de incidentes de guardias de seguridad se envían para su seguimiento, los supervisores pueden evaluar la coherencia del informe, sus discrepancias o la forma de cierre antes de enviarlo a los accionistas.

¿Cuáles Son los Beneficios para la Compañía de Seguridad de Configurar Plantillas de Informes?

Las plantillas de informes de incidentes de seguridad configurables estandarizan los procesos de la compañía de seguridad de manera de que las operaciones puedan ejecutarse de forma más eficiente.

A partir de los informes configurables, las compañías de seguridad pueden tomar puntos de referencia de distintos sitios para su análisis crítico y obtener un mejor conocimiento de las situaciones. Tomar puntos de referencia puede ser utilizado para comparar cuáles sitios presentan más infracciones, cuáles son los que tienen un buen desempeño y cuáles requieren de distintas acciones.

La mitigación de los riesgos referidos al cumplimiento normativo, la revisión del desempeño de un sitio, la justificación de las acciones y respuestas de los guardias y el mantenimiento de los procedimientos operativos estándar y normativas estatales del cliente y la compañía, son sólo algunos de los grandes beneficios que pueden obtener las compañías de seguridad al configurar las plantillas de informes.

A partir de plantillas de informes configurables, las compañías de seguridad pueden garantizar que su reputación, la confianza de sus clientes y su capacidad de llevar adelante operaciones exitosas se mantendrá en todo momento.

Sobre La Autora

Christina Ortega es especialista de contenidos en marketing para Trackforce Valiant. Ella trabaja duro para entregar noticias mas importante frente a la industria de securidad – y ofrece soluciones para superarlos.

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