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Qué Significan los Informes Configurables para los Equipos Internos

Cuando se recopilan e informan datos en tiempo real, los supervisores pueden entrar en acción al momento de recibir el informe, con frecuencia con una visibilidad operativa que permitirá una respuesta proactiva frente a emergencias o incidentes críticos.

La creación de informes en tiempo real permite la gestión operativa proactiva. Una precisa recopilación y análisis de los datos de informes de incidentes ayudará a mitigar los riesgos. El primer paso para lograr datos organizados es crear y utilizar plantillas de informes. Las plantillas de informes permiten garantizar, mediante un formato a prueba de errores, que lo que se recopila es lo que se debe recopilar.

Ya sea que los equipos de seguridad se asocien con proveedores de servicios de guardias, gestionen sus propios guardias internos o una mezcla de ambos, los supervisores podrán utilizar las plantillas de informes para alinear los procesos departamentales y lograr la coherencia de las operaciones.

La coherencia de mantener el cumplimiento de los informes, sostener las regulaciones departamentales y gubernamentales y garantizar la impresión correcta de los informes, si es necesario presentarlos en papel.

Eso significa dedicar menos tiempo a la búsqueda de información y más a la evaluación de los datos recibidos de los guardias de patrulla.

Consistency for maintaining reporting compliance, upholding departmental and government regulations, and ensuring if reports must be presented in hardcopy, so that they are printed accurately.

This means less time scavenging for information and more time evaluating the data received by guards on patrol.

Qué Esperar de una Solución de Plantillas de Informes

La recopilación y adaptación rápida de un informe para cumplir con regulaciones o requerimientos estrictos puede resultar difícil. A partir de una plantilla de informes, incluso en caso de ser necesario una copia en papel, tendrás la tranquilidad de que los guardias de patrulla recopilarán exactamente la información necesaria y correcta para mantener la coherencia.

Mientras que no todas las soluciones de plantillas son iguales, existen 7 ítems que los supervisores deben tener en cuenta al evaluar una solución de software de informes.

  1. Opciones flexibles de campos para digitalizar formularios en papel
  2. Creación de plantillas de informes con arrastrar y soltar
  3. Funcionalidades de voz a texto para facilitar su uso
  4. Soporte de adjuntos de medios, como notas, ubicación de GPS, video, audio y fotos con sello de tiempo
  5. Notificaciones configurables y alertas automáticas a todos los interesados
  6. Capacidades de autenticación de guardia y seguimiento del supervisor
  7. Analíticas de informes para seguimiento de estados

Todos estos elementos apuntan a estandarizar el proceso de informes de manera de que los informes sean coherentes, confiables y una representación integral de las operaciones en general.

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Los informes organizados te permitirán filtrar por guardia, tipo de informe, tipo de actividad o información adicional.
Selecciona quién debe recibir el informe.
Vista previa del informe finalizado y elementos adjuntos, como videos o fotos.
Informe completo desde un dispositivo móvil, para fácil acceso del guardia.

¿Cuáles Son los Beneficios de la Estandarización de los Informes?

La estandarización de los informes incluye 3 áreas fundamentales: son obligatorios, existe un nivel acordado de calidad o alcance y cuentan con una repetitividad maximizada.

Los elementos repetibles deben poder adaptarse, configurarse y ser coherentes para su utilización por parte de los guardias en servicio. Aquí es donde interviene el uso de plantillas.

A partir del uso de plantillas, los supervisores pueden establecer estándares de referencia para informes comunes y especializados de cualquier nivel. Los informes documentados se rastrean en tiempo real y es posible visualizarlos en un tablero de informes. Los supervisores pueden configurar un tablero para revisar los datos de informes históricos, como así también configurar las notificaciones a las partes interesadas.

Qué Estandarizar
Existen algunos elementos que los operadores de la seguridad deben revisar para crear plantillas de informes exhaustivas.

  1. Recopilación de Evidencias: Organizar cuáles son los informes que requieren de adjuntos de evidencias, como fotografías, y cuáles deben incorporar medios adicionales, como videos.
  2. Respuestas de los Guardias: Definir de qué forma pueden y deben responder los guardias a los campos del informe, ¿alguno de ellos es obligatorio o opcional? ¿En cuáles campos sería conveniente contar con respuestas sugeridas? ¿De qué manera lograr que las respuestas de los guardias sean simples y que capturen exactamente lo que requieren las partes interesadas?
  3. Responsabilidad por los Informes: Identificar bajo qué formas deben asumir responsabilidad los guardias, como por ejemplo la firma del guardia, ingresos con sello de tiempo o la localización por GPS del guardia ingresada al informe.
  4. Procedimientos de Seguimiento: Documentar de qué manera deben los supervisores hacer el seguimiento de los informes y configurar los procesos de manera de que los guardias no deban tomar esa determinación.

Los Equipos de Seguridad Pueden Ahorrar Tiempo y Reasignar Valor a Sus Procesos de Informes

Los equipos de seguridad pueden beneficiarse verdaderamente de la proactividad de sus operaciones. Una manera de hacerlo es reasignar valor al proceso de informes. A partir de las herramientas ofrecidas por las plantillas de informes, la estandarización y los tableros en tiempo real para revisar los datos de informes históricos, los supervisores pueden entrar en acción y notificar a las partes interesadas inmediatamente, lo que permite ahorrar tiempo y ganar en tranquilidad.

Sobre La Autora

Christina Ortega es especialista de contenidos en marketing para Trackforce Valiant. Ella trabaja duro para entregar noticias mas importante frente a la industria de securidad – y ofrece soluciones para superarlos.

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